¿Puedo seguir facturando con Excel o Word con Verifactu?

Depende de qué hace tu hoja de cálculo. La AEAT lo aclara en sus preguntas frecuentes: un Excel o un Word no es un sistema de facturación si solo lo usas para escribir los datos, emitir e imprimir la factura y guardarla. Sí lo es si además procesa esa información para obtener otros resultados, como el libro registro de facturas emitidas, la contabilidad o cálculos para tus impuestos (por ejemplo, una macro que te monta el libro de IVA). En ese segundo caso, a partir de tu fecha de Verifactu tendrías que cumplir todos los requisitos, algo que una hoja de cálculo casera no puede hacer.

Test rápido: ¿tu Excel es un sistema de facturación?

Si tienes dudas, la AEAT advierte que puede comprobar si una hoja de cálculo cumple los criterios de sistema de facturación. Lo prudente es no quedarse en la frontera.

Si tu Excel es “solo papel”: lo que debes vigilar

Seguir con una plantilla simple es legal, pero ten en cuenta:

No puedes mezclar. Si tienes un programa para unas facturas y Excel para otras, la AEAT no admite combinar un sistema de facturación con facturación “manual” para parte de las facturas.
Tu libro registro tendrá que hacerse en otro sitio (y si ese sitio emite o procesa facturas, ojo).
La factura electrónica obligatoria entre empresas (octubre de 2028 para la mayoría, según la Orden HAC/1028/2026) exigirá emitir facturas en formato estructurado a clientes empresarios. Un Word o un PDF no lo serán. Lo explicamos en factura electrónica obligatoria.

Si tu Excel es un sistema de facturación: opciones

Más detalle en programas de facturación gratis con Verifactu.

Ejemplo: migrar desde Excel en una tarde (hipotético)

Sergio, profesor de guitarra que factura a dos escuelas, usa un Excel con una pestaña “Resumen” que calcula el IVA trimestral. Le hace sitio a Verifactu así:

Exporta su lista de clientes (2) y servicios (3) a CSV.
Da de alta los datos en el programa elegido.
Decide empezar una serie nueva de numeración el 1 de enero (por ejemplo, 2027-0001). Ver numeración y series de facturas.
Guarda el Excel antiguo, sin tocarlo, junto con los PDF emitidos: debe conservarlos.

Tiempo empleado: menos de dos horas, porque tiene pocos clientes.

Cuándo no te conviene dejar Excel (todavía)

Si aún no ha llegado tu fecha y tu Excel funciona: durante 2026 puedes seguir. Planifica el cambio con calma con el calendario de Verifactu.
Si emites muy pocas facturas al año y conviertes tu plantilla en “solo papel”, sin cálculos de libros.

Errores frecuentes

Quitar las fórmulas pero seguir numerando con macro. Si la macro procesa información para otros fines, sigue siendo sistema.
Pensar que Google Sheets es distinto de Excel. El criterio es la función que cumple, no la marca de la herramienta.
Borrar el Excel antiguo al cambiar de programa. Las facturas emitidas se conservan durante el plazo de prescripción (4 años) y, a efectos mercantiles, 6 años.

Preguntas frecuentes

¿Word es más seguro que Excel?

Si solo redactas e imprimes, ninguno de los dos es sistema de facturación. La diferencia está en si automatizas libros o contabilidad.

¿Puedo usar una plantilla de Excel y luego pasar las facturas a mi gestoría?

Sí, si la plantilla es “solo papel”. Si tu gestoría emite las facturas con su programa en tu nombre, el sistema de facturación es el suyo.

¿La AEAT puede revisar mi hoja de cálculo?

Sí: indica que puede verificar si una hoja de cálculo cumple los criterios para considerarse sistema de facturación.

Tres plantillas de Excel y su veredicto

Si tu plantilla es la B, puedes convertirla en la A eliminando la hoja de resumen y llevando el libro registro en otro sitio (por ejemplo, tu gestoría). Si es la C, lo prudente es cambiar a un programa adaptado.

Qué pasa en 2028 aunque tu Excel sea “solo papel”

La factura electrónica obligatoria entre empresarios exige un formato estructurado (UBL en la solución pública de la AEAT). Un PDF exportado de Excel no lo es. Si tienes clientes empresa, tendrás que usar un programa o la solución pública de la AEAT desde el 6 de octubre de 2028.

Ejemplo de transición en dos fases (hipotético)

Una consultora con 8 clientes empresa:

2026: simplifica su Excel a “solo papel” (plantilla A) y su gestoría lleva el libro registro.
2027: antes de julio, elige un programa que cumpla Verifactu y emita en UBL, y migra con serie nueva.
2028: en octubre, la factura electrónica no le supone ningún cambio adicional.

Así evita migrar dos veces. Ver checklist para elegir programa.

Qué hacer ahora

Haz el test de arriba con tu archivo. Si te sale “es SIF”, elige alternativa antes de tu fecha. Para entender el resto de obligaciones, consulta quién no está obligado a Verifactu y la guía general de qué es Verifactu.

Fuentes

AEAT, preguntas frecuentes, ámbitos de aplicación (hojas de cálculo y procesadores de texto; facturación manual): https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/preguntas-frecuentes/cuestiones-generales-ambitos-aplicacion.html (consultado el 21/10/2026)
AEAT, preguntas frecuentes, conceptos y definiciones (qué es un SIF): https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/preguntas-frecuentes/cuestiones-generales-conceptos-definiciones.html (consultado el 21/10/2026)
Páginas de precios de FacturaDirecta, Alegra, Contasimple, Anfix y Billin (consultadas el 21/10/2026)

Este artículo es información general y no sustituye el asesoramiento fiscal o legal personalizado: para tu caso concreto, consulta con tu gestor o asesor. Última revisión: 21 de octubre de 2026. Si ves un error o un dato desactualizado, escríbenos desde la página de contacto.