La factura electrónica entre empresas y profesionales ya tiene fechas firmes. La Orden HAC/1028/2026 (BOE del 5 de octubre de 2026, en vigor el día 6) puso en marcha los plazos del Real Decreto 238/2026: las empresas con más de 8 millones de euros de volumen de operaciones estarán obligadas el 6 de octubre de 2027; todos los demás empresarios y profesionales, autónomos incluidos, el 6 de octubre de 2028. Las personas físicas tendrán un año más, hasta el 6 de octubre de 2029, para la obligación de informar del estado de pago. A partir de entonces, las facturas a otros empresarios deberán emitirse en un formato estructurado (no vale un PDF) y quedarán registradas en una solución pública de la AEAT.
Qué es exactamente una factura electrónica (y qué no)
Un PDF enviado por correo es una factura “electrónica” en sentido amplio, pero no es la factura electrónica que exigirá la ley. La obligatoria es un fichero estructurado: los datos van etiquetados (emisor, NIF, base, IVA, vencimiento…) para que el programa del cliente los lea sin teclearlos.
Lo explicamos sin tecnicismos en Formato UBL y EN 16931.
Calendario oficial
Los plazos se cuentan desde la entrada en vigor de la orden (6/10/2026): 12 meses para las grandes, 24 para el resto y 36 para el estado de pago de las personas físicas, según el RD 238/2026. Durante sus 12 primeros meses de obligación, las grandes empresas deberán acompañar la factura electrónica de un PDF legible para quienes aún no están obligados.
Las piezas del sistema
- Plataformas privadas de intercambio: los programas de facturación y proveedores especializados que emitirán y recibirán facturas.
- La solución pública de la AEAT: gratuita, con un formulario web para emitir, un servicio de interconexión entre plataformas y un repositorio donde quedará una copia de todas las facturas. Lo desarrollamos en solución pública de factura electrónica de la AEAT.
- La copia fiel: si usas una plataforma privada, esta debe enviar a la solución pública una copia de cada factura en UBL al emitirla.
- Los estados: el cliente comunica si acepta o rechaza la factura y cuándo la paga. Sin rechazo ni rectificativa, la factura se presume aceptada. Ver estados de la factura electrónica.
- Verifactu regula el programa con el que facturas (integridad, QR, registros). Fecha vigente: 2027; aplazamiento a octubre de 2028 anunciado, pendiente de BOE.
- La factura electrónica regula el formato y el intercambio de las facturas entre empresas.
- Clasifica a tus clientes: ¿cuántos son empresas o autónomos y cuántos particulares? La obligación es para facturas entre empresarios y profesionales.
- Pregunta a tu programa si emitirá en UBL y si enviará la copia fiel a la AEAT.
- Revisa tus datos maestros: NIF y razón social exactos de cada cliente, condiciones de pago y vencimientos.
- Prepara tu identificación digital: certificado o Cl@ve para acceder a la solución pública. Ver certificado digital para autónomos.
- Decide quién comunicará los pagos de las facturas que recibes (tú, tu gestoría o tu programa).
- Haz pruebas antes de la fecha con algún cliente o proveedor de confianza.
- El taller la crea en su programa, que genera el fichero UBL con el QR de Verifactu dentro.
- El programa la entrega a la plataforma del cliente y envía una copia fiel a la solución pública.
- La empresa de transportes la recibe ya “leída” en su contabilidad, sin teclear.
- Cuando paga, su programa comunica la fecha de pago. El taller ve en su programa que la factura está cobrada.
- Si solo vendes a particulares (consumidores finales): la obligación es para facturas entre empresarios y profesionales.
- Si ya facturas a la Administración por FACe, tienes experiencia con un formato estructurado (Facturae), aunque la sintaxis de referencia de la solución pública es UBL.
- Hay exclusiones de detalle en el RD 238/2026 y en la normativa de contratación pública; si tu caso es especial, consúltalo con tu asesor.
- Pensar que un PDF firmado es suficiente. No es estructurado.
- Confundir la fecha con la de Verifactu. La de la factura electrónica es firme; la del aplazamiento de Verifactu, no.
- Olvidar las facturas recibidas. También tendrás que recibirlas electrónicamente y, como cliente, informar de su estado.
- Menos tecleo: las facturas recibidas llegan estructuradas y pueden contabilizarse automáticamente.
- Más control de cobros: sabrás cuándo una factura se rechaza o se paga.
- Menos margen para errores de datos: NIF o importes incorrectos se detectan antes.
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, solución pública de facturación electrónica (BOE núm. 247, 05/10/2026): https://www.boe.es/boe/dias/2026/10/05/pdfs/BOE-A-2026-20587.pdf (consultado el 21/10/2026)
- AEAT, nota informativa sobre el Real Decreto 238/2026: https://www3.agenciatributaria.gob.es/static_files/Sede/Actualidad/Novedades/2026/Nota_informativa_RD_Facturacion.pdf (consultado el 21/10/2026)
- Cuatrecasas, “La facturación electrónica obligatoria en operaciones B2B: la cuenta atrás” (fuente secundaria): https://www.cuatrecasas.com/es/spain/fiscalidad/art/facturacion-electronica-obligatoria-b2b (consultado el 21/10/2026)
- Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (BOE): https://www.boe.es/eli/es/l/2022/09/28/18/con (consultado el 21/10/2026)
Por qué existe esta obligación
La Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas (“Crea y Crece”) la introdujo en su artículo 12 con dos objetivos: digitalizar las relaciones entre empresas y controlar la morosidad. Que los pagos queden registrados permite saber quién paga tarde. Por eso el estado de pago es una pieza central y no un añadido.
¿Y Verifactu?
Son dos obligaciones distintas que se tocan:
Hacienda quiere que coincidan en octubre de 2028 para que las pymes hagan un solo cambio. Lo explicamos en Verifactu y factura electrónica: diferencias claras.
Cómo prepararte: plan en 6 pasos
Si eres autónomo, tienes una hoja de ruta específica en factura electrónica para autónomos.
Ejemplo: cómo cambia una factura entre dos pymes (hipotético)
Situación en 2029. Un taller emite una factura de 1.210 € (1.000 € + 21 % IVA) a una empresa de transportes.
Cuándo no te afecta (o te afecta menos)
Errores frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Es gratis la solución pública?
Sí. Según la orden, el acceso es gratuito, y está pensada como opción básica para pymes y profesionales.
¿Qué pasa si mi cliente rechaza una factura?
Debe comunicar el rechazo. Si no lo hace ni se emite una rectificativa, la factura se presume aceptada.
¿Tengo que firmar electrónicamente las facturas?
La orden permite remitirlas con firma electrónica, pero no admite ficheros embebidos dentro de la factura. Pregunta a tu programa cómo lo resuelve.
¿Me sirve el formato Facturae?
La solución pública usa UBL como sintaxis de referencia. Las plataformas privadas podrán trabajar con otros formatos y deberán enviar la copia fiel en UBL.
Preguntas que te harán tus clientes (y cómo responder)
Checklist de preparación para pymes
Lo que cambia en tu contabilidad
Ejemplo de ahorro de tiempo (hipotético)
Una pyme recibe 120 facturas de proveedores al mes y tarda 3 minutos en registrar cada una a mano: 360 minutos (6 horas) al mes. Si con la factura estructurada el registro se reduce a 1 minuto por factura para revisarla, ahorra 240 minutos (4 horas) al mes, unas 48 horas al año. Las cifras son un supuesto ilustrativo; tu ahorro depende de tu programa.
Si eres autónomo
La guía específica, con tus dos fechas (2028 para emitir y recibir, 2029 para informar del pago), está en factura electrónica para autónomos. Si te preocupa el detalle técnico, empieza por formato UBL y EN 16931 y estados de la factura electrónica.
Qué hacer ahora
Empieza por el paso 1 del plan: cuenta tus clientes empresa. Con esa cifra sabrás cuánto te importa esta obligación. Después, compara programas preparados en nuestra comparativa de programas de facturación.
Fuentes
Este artículo es información general y no sustituye el asesoramiento fiscal o legal personalizado: para tu caso concreto, consulta con tu gestor o asesor. Última revisión: 21 de octubre de 2026. Si ves un error o un dato desactualizado, escríbenos desde la página de contacto.
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